Email Etiquette: 3 Rules to Follow

emailetiquetteThe world of emails and new technologies is a fast environment that forces promptness also in the communication within it.

Nonetheless, the promptness often leads to certain mistakes that cannot be considered ordinary and that could give a very negative impression to those whom receive the communication.

Put aside those emails that are sent to colleagues, those in which you sign with your initials or in which you simply pose a question, but what is the email etiquette when we address someone we do not know well or with whom we do not have daily encounters?

  1. Greetings: many people do not use any expression of greeting at the beginning of an email and turn directly to the problem: introducing a simple good morning or dear mr…. does not take that much time.
  1. Mistakes: Let us forget the quantity of grammatical errors in emails, yet each of us has a spelling check system that could help them! Spelling mistakes and grammatical errors demonstrate superficiality and lack of attention from those who send it: how many candidates have lost the opportunity of a job interview for not paying attention to mistakes?
  1. Signature: then there are people that simply forget to sign emails, convinced that the name could be distinguished within the email address (but this is not always true).

Email Etiquette: 3 regole da seguire

email etiquetteIl mondo delle email e delle nuove tecnologie è un mondo rapido che obbliga ad avere rapidità anche nella comunicazione stessa.

Tuttavia, la rapidità può portare ad errori tutt’altro che banali e che possono dare un’impressione molto negativa da chi riceve la comunicazione.

Passiamo le email tra colleghi, quelli in cui ci si firma anche solo con la inziale del nome, quelle in cui si pone una domanda, ma qual è la Email Etiquette quando ci rivolgiamo a interlocutori che non conosciamo bene o con cui non abbiamo rapporti quotidiani?

1. Il saluto: molte persone non usano alcuna espressione di saluto ad inizio email e passano direttamente ad esporre il problema: aggiungere buongiorno, gentile dott… non comporta poi chissà quale perdita di tempo.

2. Gli errori: lascio perdere poi la quantità di errori di grammatica e ortografia nelle email, eppure esiste anche un sistema di controllo ortografia che potrebbe aiutarci! Gli errori di ortografia e di grammatica dimostrano superficialità, poca attenzione da parte di chi scrive: quanti candidati hanno perso l’opportunità di un colloquio di lavoro per non aver prestato attenzione agli errori!

3. La firma: ci sono poi persone che dimenticano di firmare l’email, convinte che il nome possa essere desunto dall’indirizzo email (e questo non è sempre vero).

Center for Career Services & ​Continuing Education
​John Cabot University 

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