dichiarazione-intenti-prioritàHow to… Prioritize

All of the activities in the job market add up to a certain amount of work that gradually tends to grow as the business expands.

This is where prioritization comes into play. Even if the type and amount of responsibilities vary, prioritization is crucial for the correct coordination of personal tasks and team obligations.

The 4 main points to remember when prioritizing are the following:

  • Planning: organizing activities and priorities.
    Planning is the first step for a proper coordination and a rigorous preparation, at least in terms of daily activities. The lack of this strategy often leads to the loss of important data, the failure of a punctual delivery and/or the incompletion of an important task.
  • An activity blocks other duties? So do it before the others.
    Each activity has its own ranking, and usually, some of them preclude the activation or the conclusion of others. To get from A to Z you need to pass through all the other letters!
  • Timing and deadlines: when does it have to be ready by? First start with the closest deadlines. The chronological urgency of different tasks often comes into play when you have to decide what to prioritize. Good judgement always says to finish that activity with the closest deadline.
  • Emergency: understanding whether something is urgent, forces us to prioritize. Emergencies are one of the few factors that can disrupt completely someone’s planning. The only practical advice is: learn to distinguish a real emergency from a false one.

obiettiviCome… stabilire le priorità

Tutte quante le attività nel mondo professionale comportano sicuramente un certo ammontare di lavoro che tende ad aumentare man mano che il business si espande.

È qui che entra in gioco la gestione delle priorità che, a seconda del carico di impegni, è fondamentale per una giusta coordinazione sia personale che di un team.

I 4 punti più importanti da ricordare per la gestione delle priorità sono i seguenti:

  • Pianificazione: pianificare le attività e le priorità.
    Ovviamente il primo passo per una gestione appropriata è una pianificazione scrupolosa, quanto meno delle attività di routine. La mancanza di tale strategia comporta spesso la perdita di dati importanti, il fallimento di una consegna puntuale e/o la mancata conclusione di un compito fondamentale.
  • L’attività blocca altre attività? Allora falla prima.
    Le attività hanno anche loro una loro scala gerarchica e, quasi sempre, alcune precludono l’attivazione o la conclusione di altre. Per arrivare da A a Z bisogna passare tutte le altre lettere!
  • Tempistiche e scadenze: entro quando deve essere pronto? Prima le scadenze più vicine. L’urgenza cronologica dei compiti viene spesso in soccorso quando bisogna scegliere cosa privilegiare. Il buon senso detta sempre di concludere la scadenza più prossima a noi.
  • Emergenza: capire se è emergenza oppure no, obbliga a rivedere le priorità. L’emergenza è uno dei pochi fattori che possono sconvolgere completamente la pianificazione. L’unico consiglio dispensabile è: imparare a distinguere un’emergenza da un falso allarme.

Center for Career Services & ​Continuing Education
​John Cabot University 

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