Behind the Scenes: What Happens Before an Interview?

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Randstad Italia has recently held the last seminar of a series that it offered to John Cabot University’s students. Part of the last seminar was dedicated to those phases that anticipate a job interview, so we decided to get inspiration from this occasion and to dedicate this blog post to such a theme.

Up to now, we wrote about how to write a resume, how to get ready for an interview, how to write a professional email; these are all activities performed by a candidate. However, have you ever wondered what happens behind the scenes? How do companies proceed when they have a vacancy?

Usually, either the Human Resources department of a company takes care of the candidates’ selection or they hire an HR company in order to carry out this process. The fundamental steps that precede an interview are 3: job advertisement, screening, and phone call.

FIRST STEP: JOB ADVERTISEMENT

There are two main reasons why a company looks for new candidates: first, its expansion; second, a high turnover, meaning that there is a fast-paced renewal of the employees. When a company needs new applications for their vacancies, the most effective way to get them is through a job advertisement. This is usually posted on the newspapers or on the web, it consists of the job description and it indicates the requirements that ideal candidates should have. The ads can be of two kinds: open, when the company declares itself; blind, when the company hides its identity. The company may decide to use a blind ad to make the screening and filtering processes smoother.

SECOND STEP: SCREENING

Once the curricula are gathered, the company makes a scanning of them, meaning that they go through the documents without meeting the candidates yet. During this phase, the company checks that the requirements for that position match the candidates’ skills. This is when the selection begins. A first step in this process can be checking the online reputation of the potential employee. On the other hand, the reference check and processing of personal information of the candidate can happen only after a first meeting and after gaining the candidate’s authorization.

THIRD STEP: PHONE CALL

Once the most interesting resumes have been selected, the company goes on in the process with the phone convocation of the candidates to meet them in person. This is actually the first interview, as it is fundamental to value the motivation, professionality, and attitude of the candidates. The person calling wants to see if the candidate knows which position he/she is talking about. If the applicants ask which ad their interlocutor is referring to, it will show that they are not really motivated to get that position and they might be rejected. On the other hand, if the candidates get the call while busy, they should tell the interlocutor right away. They should just take note of the name and number of the person and offer to call as soon as possible, or they can simply ask to be called back later. This will show that they are professional and that they take the offer seriously.

Knowing how companies work is fundamental in order to learn which mistakes are not to be made and which moves can be effective. As a matter of fact, you need to be careful about every step of the selection process in order to make a good impression even before getting to the face-to-face interview!

Dietro le quinte: quali sono le fasi che precedono il colloquio?  

                               screening-candidates-1                                                   Si è da poco chiuso il ciclo di seminari tenuti da Randstad Italia per gli studenti della John Cabot University. Una parte dell’ultimo incontro è stata dedicata alle fasi che precedono un colloquio ed, ispirandoci a questa occasione, abbiamo deciso di dedicare questo nostro post a tale argomento.

Fino ad ora, infatti, abbiamo parlato di come si scrive un CV, come ci si prepara per un colloquio, come si scrive un’email in modo professionale; tutte attività svolte dal candidato. Ma vi siete chiesti cosa succede dietro le quinte? Come si comporta un’azienda nel momento in cui ha una posizione vacante?

Chi si occupa dei processi di selezione è solitamente il dipartimento di Risorse Umane dell’azienda, oppure un’altra compagnia di Risorse Umane che viene assunta per gestire queste fasi. I passi fondamentali che precedono il colloquio sono 3: inserzione, screening e convocazione.

PRIMO PASSO: INSERZIONE

Esistono due motivi principali per i quali un’azienda cerca personale: la prima ragione è la sua espansione, la seconda è il turnover elevato, ossia un ricambio veloce di personale. Il modo più efficace per un’azienda di ricevere candidature quando ha delle posizioni scoperte al suo interno è usare un’inserzione. Questa consiste in un annuncio, solitamente posto sui giornali o sul web, in cui l’azienda spiega di che lavoro si tratta e che candidato ricerca. Le inserzioni possono essere di due tipi: aperte, quando l’azienda si dichiara, e blindate, quando l’annuncio è anonimo. L’azienda può decidere di utilizzare un’inserzione blindata per agevolare la procedura di screening e filtro delle candidature.

SECONDO PASSO: SCREENING

Una volta ricevuti i curricula, l’azienda effettua lo screening, ossia valuta i documenti senza incontrare direttamente i vari candidati. Durante questa fase, l’azienda controlla che ci sia una coincidenza di requisiti richiesti e requisiti posseduti dal candidato. Già in questo momento si effettua una prima scrematura. Un primo passo in questo processo può essere il controllo della reputazione online della persona interessata, ma, per quanto riguarda invece trattamento dati e reference check, tutto ciò avviene dopo un primo incontro e dopo aver ricevuto l’autorizzazione del candidato.

 TERZO PASSO: CONVOCAZIONE TELEFONICA

Una volta scremati i curricula che sembrano interessanti, l’azienda procede a convocare telefonicamente i candidati per incontrarli di persona. Questo è a tutti gli effetti il primo colloquio, indispensabile per valutare la motivazione, la professionalità e l’atteggiamento del candidato. La persona che chiama vuole vedere se il candidato ha ben presente di che posizione si tratta; chiedere a quale annuncio la persona al telefono si riferisce è sintomo di scarsa motivazione e per questo si potrebbe essere scartatati. Se invece si riceve la convocazione telefonica in un momento poco opportuno, sarà preferibile comunicarlo subito. Basta prendere nota del nome e del numero e offrirsi di richiamare al più presto, oppure chiedere di essere richiamati più tardi. Questo indicherà che si è professionali e che si prende l’offerta sul serio.

Sapere come si muove un’azienda è fondamentale perché vi sarà di aiuto per comprendere quali sono gli errori da non fare e quali sono quelle mosse che invece si potranno rivelare vincenti. Infatti, bisogna curare ogni fase della selezione per fare una buona impressione ancor prima di arrivare al colloquio di persona!

Center for Career ServicesContinuing Education
John Cabot University

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