How to Organize Your Time Wisely

Not having enough time to do everything you planned is a common problem for almost everyone. Working, studying, and managing private life always requires a lot of proper planning. Here are 4 simple tips to organize your time in a smart way:

  • Use a weekly schedule. Planning ahead is extremely helpful as it allows you to adjust easily when there are changes to your schedule. If you plan only for tomorrow, you will have to make a new schedule every single day, which is quite time-consuming. On the other hand, planning for a whole week will allow you to understand your priorities and organize your days accordingly;
  • Set priorities. Having a lot to do at the same time can be successfully handled only when you know what to do first and what to do next. You can set the priorities based on the time needed to perform each task, or based on their importance. You should always set the order for everything you have to do, and follow it;
  • Leave a room in between your tasks. Not everything depends only on you. Therefore, you have to be aware that something may not go as you planned. Make sure you have enough time to adjust to a change without destroying your entire schedule. In case everything goes in accordance with your schedule, you will just have a nice short break to relax, even having a pretty busy schedule;
  • Plan your private life also. Many people think that planning and schedules refer only to business. However, if you plan your private life activities as well, it will be easier for you to manage work and free time at the same time. Do not underestimate the importance of your private life as, in most cases, it can give you inspiration and motivation in order to be productive and active on your career path.

Whenever you want to give up some of your activities, try to see your overall schedule and organize it following the 4 steps above. You will see how much you can do when your time is planned wisely.

 

Come organizzare al meglio il proprio tempo

La mancanza di tempo per fare tutto quello che si dovrebbe fare è un problema comune a molti. Per lavorare, studiare e gestire la propria vita privata simultaneamente c’è bisogno di un’accurata pianificazione. Ecco di seguito 4 semplici consigli per organizzare il proprio tempo in modo intelligente:

  • Fate un’agenda settimanale con i vostri impegni. Pianificare in anticipo può essere di grande aiuto e vi aiuterà a gestire facilmente i cambiamenti di programma. Se pianificate solo l’immediato domani, dovrete fare ogni giorno un nuovo piano delle attività, il che richiede molto tempo. Al contrario, se organizzerete tutta la settimana sarete in grado di identificare le vostre priorità e di basare su quest’ultime l’organizzazione delle vostre giornate;
  • Stabilite le priorità. Sarete in grado di gestire diversi impegni contemporaneamente solo quando sarete consapevoli di cosa dovete fare prima e cosa potete lasciare per dopo. Potete stabilire le vostre priorità a seconda del tempo necessario per ogni attività oppure a seconda della loro importanza. La cosa più importante è stabilire un ordine per ogni impegno e poi seguirlo;
  • Lasciate dello spazio tra un impegno e l’altro. Non tutto dipende solamente da voi. Per questo motivo, dovete essere consapevoli che le cose potrebbero non andare come avete pianificato. Assicuratevi di avere abbastanza tempo per poter adattare la vostra pianificazione al cambiamento improvviso, senza stravolgere tutti i vostri programmi. Nel caso in cui, invece, tutto dovesse andare come pianificato, avrete un po’ di tempo libero per rilassarvi, nonostante l’agenda piena;
  • Pianificate anche la vostra vita privata. Molti pensano che bisogna organizzare solo gli impegni lavorativi o accademici. Al contrario, pianificare anche le attività della vita privata renderà più semplice la gestione parallela di lavoro e tempo libero. Non sottovalutate l’importanza della sfera privata, in quanto, nella maggior parte dei casi, è questa che vi dà ispirazione e motivazione e che vi permette di essere produttivi nell’ambito professionale.

Quando vi troverete a voler rinunciare a qualche impegno, cercate di guardare al quadro completo delle vostre attività ed organizzatevi seguendo questi 4 semplici step. Vi renderete conto di quanto potete effettivamente fare quando organizzate in maniera intelligente il vostro tempo.

Center for Career Services & ​Continuing Education 
​John Cabot University 

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