How to Do Business at Lunch

In today’s fast-paced world, it is difficult to restrict business into the office walls: every moment of the day can become a good opportunity to close a deal. For this reason, it is becoming increasingly popular to organize business meetings around a table…but complemented by a good meal!

Business lunches are a perfect time to start building solid relationships between either employer and employees, or business partners. However, it is important not to forget that this kind of meetings are still part of the work-day, so here are some tips on how to best organize them if you are the one inviting:

Set the objective and have an “agenda”: The fact that you are enjoying a meal does not mean that you can completely relax. You should still have a specific objective to reach before the end of the meal. Also, plan how you will achieve it, and know when it is time to talk about business and when to have a more spontaneous and social conversation. The food will only be an additional frame to make the meeting more pleasant;
Be professional: This point is strictly linked to the previous one. Many believe that, since they are not in the office, they can behave in a more informal way. This is not true, and being professional is still extremely important. Even though it is acceptable to reveal something more personal about yourself, try not to add too many details and never forget the objective of the meeting. Be careful with alcohol: you do not want to exaggerate in this circumstance;
Choose ahead the location and the food: The atmosphere of the location is likely to influence the outcomes of the meeting, so make sure to choose the right one. Choose a place you already know if possible, it will be appreciated if you could also give some menu recommendations. Also, knowing in advance who your guest is will help you to choose the best location even in terms of type of food served, quality, and price range;
Pay the check: The person organizing the meeting is required to pay the check. You are the host, so you will have to take care of this and show how graceful you are. Act naturally and do not make your guest feel uncomfortable about this.

These are only a few recommendations on how to behave when organizing a business lunch. In any case, never forget to apply the most basic rules of business etiquette.

Come fare affari a pranzo

Nel frenetico mondo di oggi è difficile limitare il proprio lavoro tra le mura di un ufficio: ogni momento della giornata può diventare una buona opportunità per concludere un affare. Per questa ragione, sta diventando sempre più popolare organizzare incontri di lavoro davanti ad un tavolo, sì…ma accompagnati da un buon pasto!

I pranzi di lavoro sono un’opportunità perfetta per iniziare a costruire solide relazioni tra il datore di lavoro e gli impiegati, o tra business partners. È comunque bene non dimenticare che questo tipo di incontri sono pur sempre parte della giornata lavorativa: qui trovate alcuni consigli su come organizzarli al meglio se siete voi a porgere l’invito:

Fissate il vostro obiettivo e seguite un “piano” definito: Il fatto che stiate apprezzando un buon pasto non significa che potete completamente rilassarvi. Dovreste sempre avere un determinato obiettivo da raggiungere prima della fine del pasto. Pianificate come volete raggiungerlo e valutate quando è il momento di parlare di affari e quando quello di avere una conversazione più spontanea. Il cibo sarà solo una cornice per rendere l’incontro più piacevole;
Siate professionali: Questo punto è strettamente legato al precedente. Molti credono che possono comportarsi in modo informale solo perché non si è in ufficio. Ma non è così, e continuare ad essere professionali è molto importante. Anche se è accettabile rivelare qualcosa di personale, cercate di non andare troppo nei dettagli e non dimenticate l’obiettivo dell’incontro. Attenzione all’alcool: non volete di certo esagerare in questa occasione!
Scegliete il posto e il cibo in anticipo: L’atmosfera del luogo potrebbe influenzare l’esito dell’incontro, quindi siate sicuri di scegliere il posto giusto. Scegliete un posto già conosciuto se possibile, potrebbe essere apprezzato anche qualche consiglio su cosa ordinare dal menu. Inoltre, sapere qualcosa in anticipo sull’invitato vi aiuterà a scegliere la location migliore in termini di cibo servito, qualità e fascia di prezzo;
Pagate il conto: Le persone che organizzano l’incontro devono pagare il conto. Siete voi che fate l’invito, quindi è opportuno che siate voi a prendervi questo incarico per mostrare la vostra gratitudine. Comportatevi naturalmente e non fate sentire il vostro invitato a disagio per questo.

Queste sono solo alcune raccomandazioni su come comportarsi quando si organizza un pranzo di lavoro. In ogni caso, non dimenticate mai di seguire le regole base di business etiquette!

Center for Career Services & Continuing Education
John Cabot University

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