How to Communicate Effectively at Work

Every job implies being with other people and relating with them. In the workplace, communication is key to build relationships with those who surround you, colleagues or customers, and it helps to achieve goals. Effective communication can make the difference for a company. Here are four ways to communicate effectively at work:

Be direct and clear: different people communicate and interpret messages in different ways. This leaves room for misunderstandings that may later result in problems that are more complicated. So, better to be clear from the start. Keep your messages simple, concise, and as direct as possible. Include details only if they are necessary to accomplish the final goal;
Mind your body language: communicating is not only about words. Your posture, eyes, and gestures can tell much more than what you are actually saying, and may even contradict it. Try to be aware of how you move and behave because that can profoundly shape how your receiver interprets the message;
Be a good listener: communication is a two way process. There is a continuous interchange of roles (from receiver to sender and vice versa) and a time to respect. Understanding when it is your turn to listen and give space to the other person will send the message that you are ready to welcome what the other has to say;
Choose the best communication channels: today, technology is widely used in communication. However, this does not mean that it is always appropriate to send emails or make a phone call. The meaning itself of what you have to say can also be influenced by the means used to convey it. Especially when dealing with negative messages, consider that it is always better to do it face-to-face.

These four basic rules can make your communication in the workplace much smoother and help you and the people around you achieve goals together.

Come comunicare in modo efficace a lavoro

Qualsiasi lavoro implica stare ed interagire con altre persone. La comunicazione sul posto di lavoro è la chiave per costruire relazioni con coloro che ti stanno intorno, siano essi colleghi o clienti, ma anche per raggiungere i tuoi obiettivi. Una comunicazione efficace può fare la differenza per un’azienda. Di seguito quattro consigli per rendere la comunicazione sul posto di lavoro efficace:

Sii diretto e chiaro: persone diverse comunicano ed interpretano messaggi in modo diverso. Ciò lascia spazio a possibili incomprensioni, che possono poi trasformarsi in problemi più complicati. Quindi meglio essere chiari sin dall’inizio. Mantieni i tuoi messaggi semplici, concisi, e diretti il più possibile. Includi i dettagli solo se strettamente necessari per raggiungere l’obiettivo;
Considera il linguaggio del corpo: comunicare va ben oltre le parole. La tua postura, i tuoi occhi, i tuoi gesti possono trasmettere molto di più di ciò che stai dicendo, anche contraddicendoti talvolta. Cerca di essere consapevole di come ti muovi e di come ti comporti, perché ciò può profondamente influenzare l’interpretazione del messaggio da parte del destinatario;
Sii un buon ascoltatore: la comunicazione è un processo bilaterale, basato su un continuo scambio di ruoli (da destinatario a mittente e viceversa) e tempi da rispettare. Capire quando è il momento di ascoltare e dare spazio all’altra persona manderà il messaggio che sei pronto ad accogliere ciò che l’altro ha da dire;
Scegli il metodo comunicativo migliore: oggigiorno la tecnologia è ampiamente utilizzata nella comunicazione. Ad ogni modo, ciò non significa che sia sempre appropriato mandare email o comunicare tramite il telefono. Il significato stesso di ciò che hai da dire può essere influenzato dal mezzo di comunicazione utilizzato. Soprattutto quando si tratta di messaggi negativi, considera che è sempre meglio comunicare faccia a faccia.

Seguire queste quattro semplici regole renderà il tuo modo di comunicare a lavoro molto più fluido e aiuterà te e chi ti sta intorno a raggiungere insieme i vostri obiettivi.

Center for Career Services & Continuing Education
John Cabot University

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